A Destination Management Company é uma solução inovadora, que proporciona vantagens para as agências de turismo. Isso porque, no momento de viajar, buscamos as soluções mais práticas, que reduzam eventuais problemas e tragam mais facilidade. A busca por mais eficiência e eficácia é favorável em todos os setores de nossa vida, sobretudo no turismo, cujo objetivo é entretenimento e satisfação.
O que é Destination Management Company e para que serve?
Destination Management Company(DMC) (Empresa de Gerenciamento de Destinos), uma empresa que presta serviços de turismo para lazer (individual, em grupo) e para viagens corporativas, de convenções e incentivos. Outro nome é Destination Management Organization (DMO) ou Organização de Gerenciamento de Destinos, em português.
A Empresa de Gerenciamento de Destinos reúne a totalidade de serviços necessários para atender às demandas de quem vai viajar.
- Guia profissional à espera do cliente no desembarque;
- Meios de deslocamento no destino
- Organização integral de uma convenção;
- Processos logísticos e assim por diante.
Dessa forma, a DMC toma para si a responsabilidade de organizar diferentes processos (horários, negociações), concentrando-os em somente um local, liberando assim a agência de turismo desse trabalho.
Quais são as vantagens de contratar uma DMC?
Entre as vantagens de uma DMC, podemos destacar a atuação de profissionais qualificados que conhecem o local de destino muito bem.
Mais conhecimentos e economia de recursos e tempo
Ao contratar os serviços de uma DMC, é possível economizar dinheiro e tempo e, ainda, aprender com os profissionais especializados no destino eventos relevantes sobre essa região, o que vai gerar valor para a próxima venda, para o próximo cliente. O agente de viagem acaba adquirindo mais conhecimentos.
Personalização de programas
O parceiro de gestão de destinos tem uma percepção das experiências que os clientes procuram. Ele sabe também como fornecer essas experiências. Quando é necessário criar produtos ou itinerários personalizados, ele sabe o que deixará os clientes satisfeitos.
É um insight muito válido, principalmente para quem deseja lançar um produto inovador de viagem ou entrar em um mercado novo.
Permanência na marca
Muitas DMCs também permitem que a agência de turismo divulgue sua própria marca durante as experiências dos clientes. Assim, ela pode colocar a logomarca em passeios de ônibus ou fluviais, em expedições, em safáris.
A agência de turismo precisa vender a experiência de viagem. Para isso, ela deve coletar muito material de marketing, como depoimentos, vídeos, fotos e outros dados.
Marketing
A DMC já dispõe de materiais de marketing prontos — materiais que são eficazes, visto que são usados há décadas para despertar o interesse nos negócios que administra.
Por meio de um simples telefonema, é possível ter acesso a uma grande diversidade de ativos de marketing, o que vai economizar o tempo e o dinheiro que seriam necessários para a agência os obter por conta própria, sem a mediação de uma Destination Management Company.
Para terminar esse tópico que fala sobre as vantagens de contratar uma DMO, vamos fazer um resumo ressaltando alguns dos pontos principais:
- o agente de turismo é informado sobre as melhores atividades bem como sobre os hotéis e restaurantes mais importantes na região de destino porque a Destination Management Company tem grande conhecimento sobre o assunto;
- os profissionais especializados conhecem bem os fornecedores, sabem quais são os melhores, os aspectos positivos e negativos de cada um;
- a grande experiência deles no evento que estão organizando permite que forneçam boas orientações para que os resultados sejam os melhores (a DMC operadora local se mantém sempre atualizada a respeito das infraestruturas e dos serviços da área);
- o trabalho da agência fica mais fácil porque é necessário falar somente com uma pessoa, a qual vai trabalhar com os fornecedores e gerenciar o relacionamento com eles.
Quais são as diferenças entre DMC e outros provedores de serviços turísticos?
A relação mais próxima de DMC com fornecedores garante preços mais competitivos. Mesmo que fosse possível obter preços mais baixos, sem a Destination Management Company, seriam necessárias horas extras para que os profissionais conseguissem administrar tudo, com custos para a operadora/agência.
Isso involve processos como: embarque no Brasil até o retorno, o passo a passo e os serviços do itinerário, telefonema com fornecedores de outros países, compra de ingresso. Tudo envolve gastos adicionais, já que a agência/operadora não dispõe da mesma quantidade de compra da DMC — logo, não obterá os mesmos valores nem trabalhará com a mesma agilidade.
A DMC pode fazer surpresas do mesmo nível que a agência/operadora faz, como enviar uma lembrança pelo aniversário de um cliente VIP ou oferecer uma comida de sua preferência. Mas isso só será possível se as duas partes estiverem em sincronia, ou seja, se a DMO e a agência/operadora mantiverem uma boa interação.
Todas as operadoras e agências de viagem podem fazer parceria com uma DMC, mas envolverá algum tipo de garantia financeira, que pode variar no valor — tudo deve seguir o que foi registrado em pré-acordos e em regras predefinidas.
Na maior parte das vezes, é necessário apresentar depósitos caução, os quais, quando alcançavam determinado valor, exigem outro.
A agência/operadora começará, assim, uma relação de parceria consistente, além de uma relação de crédito junto à Destination Management Company.
Qual é a importância de escolher bem uma DMC local?
No setor de viagens, acontece, algumas vezes, falta de integração entre a região de destino e o provedor. Claro que a pessoa pode ir online, reservando os serviços que quiser no lugar de destino, principalmente se o destino for fora do país.
Porém, não haverá noção adequada sobre como será a experiência, quais os riscos mais comuns e quais aspectos locais poderão interferir nos resultados. A DMC local é especializada na região ou no país onde atua, o que não ocorre com agências ou operadoras de viagens. Considere, como exemplo, que uma pessoa do Brasil fará uma viagem ao Reino Unido.
O profissional local da Empresa de Gerenciamento de Destinos conhece bem o Reino Unido. Dessa forma, agrega conhecimento e serviços para a Grã-Bretanha e a Irlanda do Norte. Muita informação, mesmo sendo pesquisada no Brasil, é mais conhecida por quem mora lá.
Como a DMC pode ajudar a agência parceira e seus clientes
Os parceiros da DMC oferecem à agência de turismo o mesmo nível de especialização dos serviços que eles realizam na região local. Podem indicar as melhores travessias por rio ou mar, os pontos turísticos mais interessantes e muitas outras dicas que tornarão a viagem mais proveitosa.
Os profissionais oferecem esses serviços há muitos anos, sejam cruzeiros, sejam passeios de ônibus ou barcos; ou mesmo algo bem mais simples, mas conveniente, como as transferências de voos. Assim, a equipe da DMC local ajuda no desbloqueio de experiências locais de boa qualidade, o que é mais difícil para operadoras e agências de viagem.
O time destacado pode informar os horários mais adequados para visita, quais são as principais experiências para usufruir no destino, de que forma é possível garantir uma viagem com conforto e segurança.
A DMC local compreende as normas e as tendências culturais, sabe quando os preços estão aumentando ou quando valores extras desnecessários são acrescentados à conta. Com esse auxílio, também será possível fazer ajustes de última hora, reagindo a alterações nas demandas do viajante.
Não podemos deixar de mencionar um aspecto da máxima relevância. Os profissionais que atuam no destino estão preparados, em sua maioria, para serviços de socorro e outras emergências, ou seja, diante de situações imprevistas envolvendo, por exemplo, acidentes ou doenças, o cliente terá a assistência necessária.
Enfim, um profissional que atua no local sabe como e onde achar o melhor divertimento, os melhores pratos culinários, a equipe mais competente e as rotas de viagem mais eficientes.
Um profissional DMC local pode se enquadrar em uma ou mais das seguintes categorias:
- design do programa: seleção e reserva do lugar, organização das atividades do evento, decoração do evento;
- gestão de fornecedores: elaboração de um cronograma do evento, reserva de transporte, organização das chegadas, saída dos convidados;
- gestão de fornecedores: seleção de fornecedores e negociação de valores com fornecedores;
- contabilidade: auditoria e pagamento de faturas dos fornecedores, transações financeiras, prestação minuciosa de contas ao cliente.
Qual é a importância da DMC para viagens de negócios?
A DMC conduz o processo para escolher os lugares de eventos e reuniões, bem como os hotéis com o perfil mais adequado. Ajuda ainda a formatar tours e boas experiências.
Vale lembrar que o sucesso de uma viagem de negócios (eventos, reuniões, incentivos) se relaciona, de forma direta, à qualidade das informações fornecidas por ocasião do orçamento, ao potencial de se adequar expectativas, à possibilidade de sustentar uma comunicação construtiva entre os parceiros e, também, à efetivação correta de todos os serviços.
A Destination Management Company se relaciona com os serviços referentes à hospitalidade na região de destino, mas o serviço mais relevante é a organização e o planejamento do evento corporativo, que pode ser uma conferência ou reunião, um jantar de gala, uma viagem de incentivo empresarial.
A DMC local opera como um contato destacado antes e durante o planejamento do evento. Com frequência, a Destination Management Company consegue impulsionar preços mais baixos a partir de seu elevado potencial para negociar taxas com fornecedores e vendedores locais.
Em destinos que falam outra língua, principalmente inglês (língua mais falada no mundo), os profissionais podem contribuir para superar os entraves do idioma.
Ressaltamos que, caso o cliente vá a uma convenção ou a uma viagem de incentivos internacional, é recomendável marcar uma viagem de inspeção para conhecer todas as propostas, a infraestrutura de hospedagem e transporte, os tours indicados e outras coisas.
A viagem será marcada apenas depois que todos os detalhes forem enviados para que a DMC operadora local do outro país do outro país programe a inspeção do local (site inspection).
Como manter um bom relacionamento com a DMC
É fundamental desenvolver um bom sistema de comunicação com a Empresa de Gerenciamento de Destinos. Vale lembrar que a empresa de gestão pode se encontrar em território com fuso horário diferente, com dias de trabalho e feriados diferentes. Por causa da diferença de fusos horários, algumas respostas podem demorar a chegar.
Em geral, uma DMC experiente opera com uma quantidade baixa de fornecedores no destino, já que priorizam entregar seus projetos a pessoas que realmente compreendam bem sua maneira de trabalhar e os requisitos técnicos que exigem.
Briefing
A Empresa de Gerenciamento de Destinos costuma estruturar o orçamento baseando-se no briefing que a agência envia e respeitando as características da região de destino.
Convém dar à empresa um prazo para análise do briefing e estruturação do roteiro e dos processos logísticos. Para elaborar o roteiro, a empresa fará consultas e coletará imagens e outros dados que deixarão a proposta mais interessante.
Proposta e orçamento
Quando a agência receber o orçamento, ela deve confirmar o recebimento e passar um feedback com suas impressões e comentários. A DMC precisa saber se realmente está no melhor caminho, seguindo as indicações do briefing ou se precisa realizar alguns ajustes.
É importante atentar para todas as informações relevantes descritas na proposta, principalmente as condições referentes à validade da proposta e dos preços, datas para assinatura do contrato, pagamento de serviços, envio de detalhes técnicos, rooming lists (listas de embarque).
Quando fizer a análise da proposta, esteja ciente de que as despesas de hospedagem e transporte costumam ter pouca variação entre as Organizações de Gerenciamento de Destinos. Essa pouca variação ocorre devido ao fato de que, na maior parte das vezes, são serviços tabelados.
Contato com DMC
A agência de turismo deve manter a DMC informada sobre o andamento da proposta que será feita ao cliente, estimando prazos para a decisão ou informando sobre quantos estágios deverão ser cumpridos
Vale a pena ter uma reunião com a DMC para reforçar os Acordos de Nível de Serviço (SLAs) das duas partes. A reunião pode se efetivar via Skype ou outro aplicativo de encontro, usando uma câmera.
Caso não seja necessário fazer uma reunião, o contato pode se manter por e-mails, telefonemas ou mesmo comunicação por WhatsApp.
Fases finais
Nas fases finais do processo de orçamento, convém definir objetivamente datas para a efetivação da visita técnica no local de destino com o DMO.
Como você percebeu, contar com os serviços de uma Destination Management Company pode se tornar um grande diferencial para sua agência de turismo. Você economizará recursos e oferecerá serviços e atendimento de melhor qualidade aos clientes.
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